Os desafios da gestão em projetos digitais

Há 10 anos fundei a primeira empresa brasileira especializada em WordPress.

Muitas agências nos identificam como “produtora web”, já que não atuamos com marketing ou relacionados.

Faz todo sentido, já que nosso foco é o desenvolvimento baseado no maior CMS do mundo.

Tenho parceria com centenas de agências no Brasil, Europa, Ásia e seguem avançando. Somos o “braço técnico” delas.

Em 2016 consegui visitar 130 agências em 15 capitais do Brasil. Através dessas visitas, e dos anos de relacionamento, conheci alguns desafios na gestão de projetos digitais.

Os tipos de agências

É quase impossível mapear os tipos de agência, mas eu as classifico da seguinte forma:

• “Eugência” e Consultores de marketing;
• Agência pequena, sem equipe própria de desenvolvimento;
• Agência pequena, com equipe própria de desenvolvimento;
• Agência média e grande, sem equipe própria de desenvolvimento;
• Agência média e grande, com equipe própria de desenvolvimento.

Sobre as equipes de desenvolvimento das agências

As agências sem equipe própria de desenvolvimento se subdividem em dois grupos.

Algumas não tem nenhum especialista técnico e contam sempre com um parceiro de tecnologia. Outras, costumam ter este tipo de profissional, que se concentra em coordenar a terceirização e resolver questões emergenciais.

Já as agências com equipe própria de desenvolvimento, também se subdividem em dois grupos.

Uma parte conta com um time pequeno para focar na sustentação da base de clientes e resolução de problemas pontuais. Outra, conta um time maior, que dedica esforços para sustentar a base e desenvolver novos projetos.

Os clássicos desafios dos projetos digitais

Quem atua na gestão de projetos digitais, enfrenta desafios que vão além da pressão dos clientes. São eles: entrega, prazo e comunicação.

Toda entrega envolve expectativa de qualidade.

Entregar com qualidade exige um time técnico experiente, um time de Q.A. para revisão e, claro, prazo.

Qualidade também exige tempo. Para garantir isso, precisamos de time dedicado, riscos mapeados, negociação clara e aberta.

Uma comunicação fluída onde todos falam a mesma língua (tecnologia, marketing, design, negócios) ajuda a evitar retrabalhos, melhorar prazo e qualidade.

Os tipos de profissionais envolvidos em projetos digitais

O mix de profissionais alocados para o projeto, tanto na produtora quanto agência, é fator determinante para o sucesso.

Em ambos os lados estarão Gerentes de Projetos coordenando demandas e expectativas.

Do lado da agência, é ideal que o gestor tenha conhecimento técnico. Já do lado da produtora é requerido o conhecimento em gestão.

A matriz seria da seguinte forma:

Independente do perfil, dominar as diferentes áreas de conhecimento da gestão é fundamental.

O gestor deve ter o mínimo de conhecimento tecnológico. Caso não haja, precisa contar com um suporte interno para auxiliá-lo.

Quando o profissional tem visão de gestão e tecnologia, pode mapear e gerir os riscos relacionados às entregas, prazos e comunicação.

Os demais integrantes do time

Enquanto nas agências há profissionais de Marketing, Design, Planejamento ou outros, na produtora web, além do gestor, tem o time de Qualidade, Desenvolvimento e Operações.

O time de Desenvolvimento foca em empregar tecnologia e fazer o negócio ganhar vida.

O time de Qualidade foca em garantir a integridade visual das artes entregues, bem como o resultado exibido no navegador de internet e dispositivos móveis, além de validar as funcionalidades para garantir a execução das regras de negócio desejadas.

Já o time de Operações cuida da publicação dos códigos nos servidores que foram preparados para o projeto, de acordo com a expectativa de tráfego desejada.

Sobre profissionais Full-stack

Os profissionais Full-stack ficaram famosos no mercado. A esperança era de encontrar um super profissional com todas as habilidades que um time inteiro consegue agregar.

Se o cara for fora da curva e tiver anos de experiência, poderá ter êxito. Muitos deles estão bem empregados ou são donos do próprio negócio.

Eu acho difícil um profissional com pouca experiência dominar muito bem todas as competências.

Vamos considerar somente quatro delas: Design, Front-end, Back-end e SysAdmin e fazer uma pequena análise.

Observe a imagem abaixo. Cada círculo representa uma competência e tipo de profissional.

Quem domina o Design consegue atuar como Front-end, mas terá dificuldades como Back-end e, mais ainda, como SysAdmin.

Profissionais de Front-end podem realizar tarefas de Designer, bem como podem atuar como Back-end, mas poderão pecar um pouco como SysAdmin.

Desenvolvedores Back-end podem ter competências dos profissionais de Front e SysAdmin, mas terão dificuldades com as habilidades de Design.

Já os SysAdmin, acostumados com terminais, telas pretas e instruções de comandos Linux podem atuar como Back-end e um pouco de Front, mas terão muita dificuldade como Designer.

É preciso ter pessoas com as competências certas realizando as tarefas específicas de cada área.

Ter um “super-herói/heroína” para tudo é quase impossível.

Superando os desafios da gestão de projetos digitais

Vamos retomar aos três grandes desafios e conhecer algumas técnicas que nos permitirá vencê-los.

A comunicação precisa fluir

Uma boa comunicação é a chave do sucesso de qualquer projeto.

Precisamos considerar que nosso background contribui para a compreensão das demandas.

Defina o meio de comunicação mais confortável, mantenha uma rotina de acompanhamento e envolva o time. Isso ajuda na troca de ideias de forma mais rápida.

A comunicação deve ser orientada pelos objetivos do projeto, que devem ser organizados em escopo e histórias.

Quanto melhor descritos e orientados, melhor será o sucesso da entrega e menor o risco de impactar o prazo.

Prazo é para ser cumprido (ou negociado!)

Quando o objetivo do projeto, escopo ou histórias mudam é preciso ficar atento ao prazo.

Essas mudanças geram impactos e exigem negociações.

A comunicação sempre deixará o prazo bem alinhado e dentro das expectativas.

O segredo é priorizar, fasear e ter os recursos certos a disposição.

A desejável entrega de qualidade

A entrega será o fruto da comunicação e prazo.

É importante que aconteça gradualmente para evitar o risco de observar o resultado somente no fim, impossibilitando adotar um plano de ação.

Ciclos de desenvolvimento, como praticado no Scrum, ajudam nas entregas parciais.

Considere diferentes ambientes de desenvolvimento também, como ambientes para o time técnico, ambiente de homologação para as validações e o ambiente final de produção.

E claro, tudo com controle de versionamento, através de Git por exemplo, para facilitar o trabalho em equipe e organizar o fluxo de desenvolvimento.

Missão dada é missão cumprida

Gerir projetos digitais pode ser desafiante, mas a adrenalina, expectativa e a colheita dos resultados é viciante.

Uma vez conhecido os desafios e mapeados os riscos, basta aplicar gestão para tudo sair como planejado.