Gerenciar projetos o equilíbrio entre criatividade e expectativas

Gerenciar projetos é um desafio que exige equilíbrio entre criatividade e expectativas – suas e dos outros. No meio desse turbilhão, a comunicação clara e eficaz é o fator decisivo entre um projeto bem-sucedido e um Frankenstein de entregas.

Ao longo dos anos, aprendi que os ruídos de comunicação geralmente começam logo no início de tudo.

O kick-off, com o recebimento do briefing, é a base do acordo de confiança entre a produtora e/ou agência e o cliente. É nesse momento que definimos não apenas o direcionamento criativo, mas também os limites, objetivos e expectativas de todas as partes envolvidas. Então, se esse primeiro alinhamento já nasce fraco, todo o planejamento e a execução do projeto ficam comprometidos, gerando desalinhamento e retrabalho para ambos os lados. 

A clareza e a responsabilidade compartilhada são essenciais para garantir que todos os times – criação, mídia, planejamento, produção etc. – e o cliente tenham uma visão unificada do projeto, olhando para o mesmo objetivo e pela mesma ótica. Para isso, a troca de informações deve ser clara, objetiva e mensurável, além de contar com todos os insumos necessários. 

Precisamos construir esse processo com colaboração e transparência, incentivando um ciclo de comunicação vivo ao longo do projeto.

Mesmo com um briefing bem estruturado, a interpretação pode variar. O cliente pode imaginar algo diferente do que a equipe criativa está produzindo, e a mídia pode ter restrições que ninguém considerou antes. A comunicação contínua e a troca de informações entre todas as partes são fundamentais para alinhar expectativas. 

Às vezes, quinze minutos de conversa em um debrief resolvem tudo! Assim como o acompanhamento próximo da equipe de atendimento, que filtra e traduz expectativas e intenções de ambos os lados. Voltamos, então, à importância de manter a comunicação fluida e documentada, registrando decisões para evitar mal-entendidos ou acordos esquecidos – já vivenciei casos em que um conceito foi aprovado verbalmente, mas depois rejeitado na entrega final. Se tivéssemos documentado corretamente cada etapa de validação, isso nunca teria acontecido.

Evitar retrabalho é um dos maiores desafios em qualquer projeto.

A chave para isso é uma comunicação clara, objetiva e estruturada. A responsabilidade pela clareza das informações não é apenas do cliente ou da agência, mas de todos os envolvidos no processo. Inclusive, nenhuma equipe consegue entregar seu melhor sem entender exatamente o que é esperado. 

A troca de referências e um feedback bem direcionado são cruciais para evitar desalinhamentos: um comentário como “mudar o tom” não é produtivo, mas explicar “a cor não transmite a energia que queremos” direciona a equipe para uma solução eficaz. Da mesma forma, repassar um feedback como “o cliente não aprovou” não traz o tom certo para o time criativo, enquanto “o cliente entendeu a proposta, mas a cor não foi totalmente aprovada” já muda a perspectiva da troca. 

O comprometimento com um processo colaborativo fortalece a qualidade final e evita desperdício de tempo e, claro, de orçamento.

Em resumo, a comunicação, além de um meio de organizar demandas é um pilar estratégico para garantir que todos consigam desempenhar suas funções com excelência. Um briefing sólido, alinhamento contínuo e boas práticas de feedback fazem toda a diferença. 

Cada ruído de comunicação que evitamos não apenas otimiza tempo e custos, mas também fortalece a relação de confiança entre as equipes e assegura que o projeto seja entregue com qualidade e impacto.

No fim, isso vale para projetos – e para a vida. 🙂