A importância de ir à causa raiz na gestão de projetos. Só apagar o fogo não basta

O dia a dia de uma agência de publicidade é sempre dinâmico e cheio de imprevistos. É uma rotina de prazos apertados, clientes que mudam de ideia e desafios que surgem sem aviso prévio. Nesse cenário, é fácil cair na armadilha de focar apenas em “apagar incêndios”, resolvendo o problema mais urgente para seguir em frente. Mas essa abordagem, a longo prazo, nos impede de crescer e nos faz perder tempo e energia.

Pode parecer pouco óbvio, mas a solução mais rápida nem sempre é a melhor. Quando resolvemos apenas a manifestação de um problema, como um erro em um post, falta de comunicação ou um cliente insatisfeito com uma entrega, estamos apenas “enxugando gelo”. O problema se manifesta novamente, em uma nova forma, em um novo projeto. O ciclo se repete e a gente, em vez de evoluir, se sente cada vez mais sobrecarregado.

A importância de olhar para a causa raiz

Pense em alguém com uma dor de cabeça persistente. A solução imediata é tomar um analgésico para aliviar a dor. Mas se você não investigar a causa, pode ser estresse, desidratação, falta de sono, a dor de cabeça vai voltar, forçando a pessoa a depender de um remédio paliativo, em vez de solucionar o que realmente causa o mal-estar.

Na gestão de projetos de uma agência, a lógica é a mesma. Se uma campanha atrasou, não basta apenas reajustar o cronograma. Precisamos perguntar: por que atrasou? Foi uma aprovação que demorou? A equipe está sobrecarregada? A comunicação entre os times falhou? Essas perguntas nos levam à causa raiz.

Mapear a causa raiz de um problema, seja ele recorrente ou pontual, é o primeiro passo para uma verdadeira transformação. Em vez de simplesmente remediar a situação atual, você investe tempo e esforço para que o problema não volte a acontecer ou, pelo menos, diminua consideravelmente a chance de repetir.

Dicas do que pode ser feito

Resolver a causa raiz não é um trabalho extra, é um investimento em eficiência e produtividade. Aqui estão algumas atitudes que podemos adotar no dia a dia:

• Crie um “post-mortem” (análise pós-projeto): Após cada projeto, especialmente os que tiveram mais desafios, reúna a equipe para discutir abertamente o que deu certo e o que poderia ser melhor. Foque em “porquês” e não em “quem”. A culpa não importa, a solução sim.
  
  
• Documente os aprendizados: Não deixe o conhecimento se perder. Registre as causas-raízes e as soluções encontradas em um lugar de fácil acesso para todos. Isso cria uma base de conhecimento que evita que a agência cometa os mesmos erros no futuro.
  
  
• Priorize a resolução da causa raiz: Em vez de pular para o próximo projeto, reserve um tempo para implementar as mudanças necessárias. Seja um novo fluxo de aprovação, uma nova rotina, uma ferramenta de gestão de tarefas ou um alinhamento com o cliente, certifique-se de que a solução para a causa raiz seja prioridade.

Ao focar na causa raiz, a agência deixa de ser apenas uma “apagadora de incêndios” e se torna uma construtora de soluções sólidas. Essa mentalidade não apenas otimiza o nosso trabalho, mas também libera tempo para o que realmente importa: criar campanhas incríveis e, acima de tudo, construir um ambiente de trabalho mais estratégico e menos estressante.