5 dicas práticas para o GP no trabalho remoto

A diretora de Projetos da Grey Brasil, Suélen Mariano, revelou dicas para os GPs aplicarem o quanto antes

A Gestão de Projetos está sendo, para muitos profissionais, validada no ambiente de trabalho. Isso por conta da abrupta mudança de operações presenciais para o trabalho remoto. Foi com o distanciamento que agências perceberam a importância do GP no gerenciamento de projetos e pessoas, e no controle de ferramentas.

Essa percepção foi mencionada por Suélen Mariano, diretora de Projetos na Grey Brasil, na live semanal do Mestre GP, no Instagram. De acordo com Suélen, a crise até deixará o gerente de projetos mais maduro, com mais “casca”, o que será positivo nas agências. “Eu estou vendo como um amadurecimento muito grande para o profissional de projetos. Tem o ganho das pessoas vendo valor nas ferramentas e temos que usufruir essa onda, trazer os times para perto e aproveitar”, contou.

Na Grey, Suélen revelou que as equipes são dividas em BT’s (squads) com três grupos de clientes e equipes dedicadas. Cada squad possui um GP e um assistente, com mídia e outras áreas aplicadas.

“Quando começou [a quarentena], a Grey fez um plano de contingência e chamou os líderes de área para se organizarem com o TI e decidirem as ferramentas que iam utilizar. Foi a primeira vez que rodou a agência inteira remotamente”, disse Suélen Mariano. “A primeira semana foi bem tensa e complicado sincronizar tudo, mas foi um grande aprendizado e uma surpresa positiva. As pessoas estavam empolgadas e focadas em fazer dar certo”, completou.

Com os aprendizados da primeira semana, a diretora de Projetos afirmou que conseguiu melhorar as performances dos times com, principalmente, organização nas ferramentas de comunicação e criação de rotinas. “Teve os perrengues, mas a tendência é trabalhar cada vez mais redondo com os aprendizados”, relatou.

Dicas para o trabalho remoto

Após essa primeira experiência e com os ensinamentos de toda a carreira, Suélen Mariano compartilhou cinco dicas práticas que outros gerentes de projetos podem começar a seguir a partir do dia seguinte.

1ª Crie uma rotina

Para Suélen, é extremamente importante estabelecer horário de todas as equipes, definir hora do almoço, do início e fim de expediente, e de outros compromissos do dia. “Coloque os compromissos na agenda do outlook ou no despertador”, aconselhou.

2ª Planeje o dia

“O trabalho remoto é mais sobre a entrega do que a hora trabalhada”, disse Suélen. Segundo a diretora, é positivo escrever o que deve ser entregue no dia e quem precisa acionar para resolver. “Escrever a rotina acaba funcionando mais e você sabe a sua meta”, completou.

3ª Escolha as ferramentas

Seja Hangout, Whatsapp, Teams, dentre outras, é preciso escolher as ferramentas e centralizar as informações para todos estarem alinhados e com conhecimentos do projeto.

4ª Reuniões de alinhamento

“Reuniões de alinhamento diário, mas jogo rápido”, disse Suélen. A comunicação serve para dar um “norte” para todos que participam e manter os times conectados.

5ª Seja presente

De acordo com Suélen, a quinta dica é principalmente para os líderes tentarem estar presentes e serem uma ponte para o relacionamento humano, falar por voz, vídeo e continuar conectando as pessoas. “Estamos confinados, mexe com a cabeça de todos e precisamos tentar suprir um pouco do contato humano”, advertiu.

Experiências

Suélen Mariano contou algumas experiências com a equipe dela que levaram a essas cinco dicas. Em relação a importância de criar uma rotina, o RH da Grey Brasil reuniu todos os líderes de área para conversarem e todos relataram que estavam trabalhando a mais. “Foi unânime para todos os líderes e por isso que colocamos despertador no celular para mostrar e respeitar as horas de pausar e parar”, disse Suélen.

Um ritual que Suélen Mariano precisou implementar nas equipes foram as daily meetings. “Não acontecia alinhamento diário e teve que implementar para todos terem um norte”, contou.

Sobre a necessidade de escolher uma ferramenta de comunicação e gerenciamento de projetos, a diretora disse que a primeira semana foi complicada com mensagens vindas de várias formas. Para não perderem o foco e as informações, a agência decidiu utilizar o Microsoft Teams. O interessante é que a ferramenta já existia há um tempo na agência, mas muitos profissionais não tinham o conhecimento.

E o pós quarentena?

As boas práticas, como o respeito às cerimônias e a comunicação centralizada, estão acontecendo, mas tendem a durar?

“Agora, nesse cenário, se você não tiver ferramenta em processo, você não opera, então pelo que estou vendo, as pessoas entenderam a importância de ter a ferramentas, um briefing claro e a informação correta”, declarou Suélen.

Segundo a diretora, demonstrar o valor agregado das boas práticas era uma tarefa para os GP’s, que tentavam catequizar as equipes, mas agora os profissionais das agências estão sendo conscientizados sobre a importância. “Acho que até o fim da pandemia devem continuar o hábitos. Se fosse uma semana só, não surtiria efeito, mas se demorar três meses, vai implantar nas áreas essas ferramentas e boas práticas”, disse.

No fim da live, Suélen contou que é um cenário novo para todos e o momento requer empatia, entender o lado do próximo e a situação como um todo, ter paciência e se cuidar para manter a saúde mental. “Estamos confinados em um cenário que não estamos acostumados. No momento, precisamos nos cuidar, ficar bem e aguentar todo o período que estamos passando”, afirmou.