Uma coisa é fato: todos nós temos 24 horas para dar conta de nossas tarefas. A diferença é que enquanto alguns acreditam que ter mais tempo seria a solução para fazer mais, uma das coisas que pessoas produtivas fazem é aprender a usá-lo de maneira mais inteligente, alcançando uma média saudável de produtividade.

Cá entre nós, poucas coisas são tão prazerosas quanto encerrar um dia de trabalho sabendo que você entregou tudo o que estava em pauta. Sentimos um misto de alegria, satisfação, orgulho e até alívio, não é mesmo? A boa notícia é que ser produtivo diariamente é possível.

Se você quer alcançar uma performance superior e extrair mais da vida, o melhor caminho é buscar maneiras de usar com inteligência o tempo precioso que você recebe.

Pensando em ajudá-lo, elencamos algumas dicas valiosas que podem orientá-lo nesta jornada. São práticas simples que podem ser adotadas de imediato. Afinal, pessoas produtivas não procrastinam, certo? Como bem colocou Thomas Edison, o tempo é o capital que o ser humano “não pode se dar ao luxo de perder”. Vamos às dicas! Boa leitura!

 

1. Elas aprendem a questionar: “Será mesmo urgente?”

Você já reparou como tarefas pequenas costumam ser classificadas como urgentes de uma hora para outra? Se você está trabalhando na elaboração de um relatório mensal, com prazo apertado para entregá-lo, de repente uma ligação ou um e-mail o interrompe com uma ‘urgência’. Já aconteceu? Com frequência, não é mesmo?

Então, para ganhar produtividade, aprenda a questionar o que é, de fato, urgente. Essa tarefa nova, possivelmente, vai atrapalhar a entrega do que realmente importa, ou seja, a entrega do relatório. Memorize essa nota mental: ações urgentes costumam ter pouco impacto.

Além disso, se você dedicar muito tempo e energia a elas, poderá cair na armadilha de passar dias, ou mesmo semanas, trabalhando sem dar andamento às coisas realmente importantes.

Portanto, aprenda a identificar quando a tarefa de apagar ‘incêndios’ está atrapalhando seu desempenho e delegue as coisas que estão impedindo você de ter um bom desempenho. Definir prioridades é essencial.

 

2. Elas resolvem as coisas de uma vez só

Quantas vezes você já fez uma tarefa em várias pequenas etapas? A sensação de improdutividade é extremamente alta e incômoda quando você aplica essa técnica. É por isso que uma das coisas que pessoas produtivas fazem é ter cuidado para não colocar atividades em um padrão de retenção. Ou seja, elas se esforçam ao máximo para resolver a questão em um único momento de abordagem. Afinal, tocar as coisas duas vezes é um enorme desperdício de tempo.

Se você tem a informação que precisa agora, não guarde um e-mail ou um telefonema para tratar mais tarde. Diante de toda e qualquer demanda, é preciso agir, delegar ou deletar e só então avançar para a próxima tarefa.

3. Elas não são multitarefas

O mito de que pessoas multitarefas são eficientes ainda permanece. Contudo, até a ciência já provou que se dedicar a muitas coisas ao mesmo tempo é boicotar a produtividade. De acordo com pesquisa da Universidade de Stanford, a pessoa multitarefa é menos produtiva do que aquela que faz uma única coisa de cada vez.

Os pesquisadores observaram que as pessoas que fazem várias tarefas ao mesmo tempo e sentem que isso aumenta sua produtividade, tinham um desempenho inferior, se comparadas àquelas que gostam de fazer uma única coisa de cada vez. Elas apresentaram dificuldade em organizar seus pensamentos, filtrar informações irrelevantes e demoraram mais para mudar de uma tarefa para outra.

 

4. Elas se preparam para o dia seguinte antes de terminar o expediente

Nós sabemos que, muitas vezes, a ansiedade e a preocupação pelas entregas do dia seguinte roubam nossa energia, gerando preocupações com aquilo que ainda está por vir. Por isso, pessoas produtivas terminam o expediente preparando-se para a próxima jornada de trabalho.

Essa prática ajuda a visualizar tudo o que você entregou hoje e garantir um dia produtivo amanhã. Como já dizia Benjamin Franklin, “para cada minuto gasto na organização, uma hora é ganha.

 

5. Elas delimitam a pauta e o tempo de duração das reuniões

Sabemos que reuniões intermináveis acontecem com frequência, infelizmente. Muitas delas não trazem resultados efetivos, se transformando em uma perda de tempo. Sabendo disso, uma das coisas que pessoas produtivas fazem é delimitar a pauta e o tempo de duração da reunião. Você já ouviu a frase “há reuniões que poderiam ser um e-mail”, pois é, no mundo corporativo essa é uma realidade!

Sem contar que, ao estabelecer um limite, todos se sentem desafiados a serem mais focados e eficientes naquele período.

 

6. Elas sabem dizer ‘não’

A verdade é que não fomos educados nem para dizer nem para receber um ‘não’. Essa palavra negativa pode ser incômoda, mas também é muito poderosa. É por isso que as pessoas produtivas não têm medo de usá-la.

Se é preciso dizer não, elas evitam frases como eu acho que não posso ou não tenho certeza. Ao deixar de assumir novo compromisso, você garante a entrega do que já está planejado e cumpre suas obrigações com sucesso.

Aliás, aprender a dizer essa palavra negativa é fundamental para garantir não só sua produtividade, mas também sua saúde. A dificuldade em dizer não pode levá-lo a um quadro de estresse, Síndrome de Burnout e depressão.

 

7. Elas estabelecem horários para checar o e-mail

As mensagens não param de chegar e é assim o dia inteiro. Se você parar o que está fazendo para ler cada e-mail, terá muitas interrupções ao longo de um dia. Para evitar a perda de foco e concentração, pessoas produtivas estabelecem horários fixos para leitura dos e-mails.

Além disso, elas aproveitam os recursos que priorizam as mensagens por remetente. É possível, por exemplo, definir alertas para e-mails recebidos de seus clientes mais importantes. Algumas pessoas configuram também uma resposta automática, para informar aos remetentes quando eles verificarão seus e-mails novamente.

Viu, só? Com essas dicas simples e poderosas você pode usar o seu tempo de maneira mais inteligente, se tornando muito mais produtivo. Na prática, você se sentirá muito mais leve, satisfeito e contente com o trabalho que entrega. Certamente, o gestor da sua área, os colegas e clientes também irão sentir a diferença no tempo de resposta e no seu desempenho.

 

8. Elas tiram um tempo para oxigenar a mente

As pessoas produtivas sabem que fazer pequenas pausas durante o dia é necessário para manter a mente saudável. Parar para se exercitar ou fazer alguma outra atividade que ajude a oxigenar o cérebro é fundamental. Dar um tempo faz relaxar e, ao voltar à tarefa, você se sentirá que terá mais disposição e atenção.

Que tal colocar essas dicas em prática, então? Comece hoje mesmo e faça do tempo o seu melhor aliado: 24 horas serão mais do que suficientes!

Sobre o Autor

é Graduada em Relações Públicas com pós-graduação em Marketing e Comunicação Estratégica, vem atuando na área nos últimos 8 anos. Hoje esta à frente da estratégias de Marketing da Operand, software de gestão de projetos para equipes criativas. Apaixonada por brainstormings, livros de romance e pela natureza, está sempre buscando melhorar o seu relacionamento com o meio-ambiente.

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