Um pilar crucial dentro das responsabilidades ligadas às operações é o planejamento de equipe.
Aqui, o foco está em garantir que as diversas disciplinas tenham o suporte necessário, tanto em termos de quantidade de colaboradores para lidar com a carga de trabalho, quanto, é claro, em termos de compatibilidade com o orçamento disponível.
Trata-se de uma equação complexa, e frequentemente, os números simplesmente não fecham:
- O volume de trabalho excede em muito o número de colaboradores disponíveis na equipe (resultando em problemas como licenças médicas, atrasos e baixa qualidade nas entregas);
- O custo da equipe ultrapassa o orçamento disponível (diminuindo a margem de lucro da agência e acarretando consequências administrativas sérias, como redução de recursos para mitigar problemas que exijam investimentos).
Embora mais raro, o oposto também pode ser problemático:
- Um excesso de colaboradores em relação ao volume de trabalho (o que pode exigir uma revisão na estrutura da equipe);
- O custo da equipe abaixo do orçamento disponível (abrindo espaço para aprimorar a equipe com profissionais mais experientes, reconhecimentos ou manter uma margem de lucro maior que o planejado).
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O desafio contínuo reside em encontrar a equação mais adequada, considerando os múltiplos fatores que influenciam no resultado ideal. Assim, ao avaliar a equipe, seja para uma proposta comercial ou para revisar a estrutura, é crucial questionar:
- Esta estrutura é adequada ao escopo e volume de trabalho?
- Quais são os pilares que indicam que esta equação parece estar equilibrada?
Essa tríade composta por custo/orçamento, volume/escopo e número de pessoas/perfil e senioridade estabelece limites para cada elemento. Entretanto, mesmo com essa abordagem, pode haver discrepâncias, o que torna o processo de refinamento essencial. Por exemplo: o volume/escopo determina o perfil e a quantidade de pessoas necessárias na equipe, o que, por sua vez, gera um custo que precisa estar dentro do orçamento disponível.
Se algum dos pilares não se encaixa, é preciso refinar a equação, até chegar ao ponto de ser necessário ajustar todos os elementos:
- Recomendar a redução do volume/escopo;
- Diminuir o número de colaboradores e/ou sua senioridade.
Ambas as ações resultarão em uma redução de custos.
Chegar a uma conclusão exige uma combinação que atenda às necessidades do cliente, o que pode demandar tempo e envolver a criação de vários cenários. Dependendo da situação, será preciso fazer escolhas, e muitas vezes, essas escolhas estão ligadas ao orçamento do parceiro/cliente. Priorizar o orçamento disponível pode exigir que a agência abra mão de quais aspectos?
É importante sempre lembrar que há consequências e devemos estar atentos a elas. Nem sempre evitar os riscos será uma opção, mas estar consciente nos leva a desenvolver planos de contingência, ou seja, estratégias para lidar com as situações adversas que possam surgir.
Esse é um dos pilares abordados no meu curso de Formação em Gestão de Operações, oferecido aqui no IMGP. Além disso, é um tema que já explorei em detalhes durante minhas mentorias. Conte comigo caso queira discutir mais sobre o assunto.
Karen Hada
20 anos de experiência em gestão e serviços em agências de publicidade, gerenciamento de projetos, relacionamento com clientes, estratégia de mídia, estratégia de performance digital, controle de budget, desenvolvimento de preços e negociações comerciais. Desenvolvimento e operação de novos modelos negócios com parceiros, clientes e agências. Experiência com gestão de equipes multidisciplinares, planejamento de recursos, implementação e mapeamento de processos. Além disso, traz no currículo a formação em Desenvolvimento de Equilíbrio Emocional nas Organizações, certificação em Green Belt e diversos treinamentos em metodologias de gestão de projetos. Atualmente é COO na WPP Media Services.