Gestão e Procrastinação: O olhar da psicologia para minimizar riscos

A palavra Procrastinação não é nova em nosso vocabulário, porém, podemos perceber que este assunto se torna banalizado quando é possível encontrar diversas definições sobre o tema e ensinamentos para sair deste estado que ameaça a felicidade, se torna um fator de estresse, tem efeitos negativos e impede de atingir um potencial. 

O gerente de projetos tem um papel importante nas empresas, além de uma rotina desafiadora. Procrastinar, deixar decisões importantes para o futuro ou não saber identificar quando alguém do time está passando por um processo de procrastinação, são fatores que aumentam o tamanho dos problemas.

Para conduzir melhor este assunto, nosso mediador do mês – Diogo Moreira – convidou a psicóloga clínica – Sarah Araújo – e o Agile Master da Brivia – Clayton Paiva – para trazer uma percepção do tema do ponto de vista da psicologia e da gestão no Mestre GP ao cubo. 

Procrastinação X Preguiça: Por que existe essa confusão? 

Do ponto de vista psicológico, a procrastinação é um ato intencional de adiar a tarefa, a mente do procrastinador funciona mais ou menos assim: porque fazer hoje o que eu posso deixar para amanhã ou depois? A preguiça é simplesmente optar por não fazer nada, uma pessoa preguiçosa escolhe ficar o dia inteiro ocioso, vendo a vida passar e fazendo apenas o que deseja, desde que isso não dê muito trabalho também.

Sarah conta para nós que todos procrastinam e deixam algumas tarefas para o famoso “daqui a pouco eu faço” e quando é notável essa atitude em recorrência, é importante entender o porquê do adiar o início ou término de algo. “Todos procrastinam mas nem todos são procrastinadores. A procrastinação pode acontecer quando há uma tarefa difícil ou até mesmo chata para ser feita ou quando não vemos um benefício de ser feita naquele momento. Quando as tarefas são tão negligenciadas ao ponto de prejudicar o futuro, a procrastinação gera ansiedade, estresse e até sentimentos de depressão.” – relata a psicóloga.

Qual a relação entre: dificuldade de priorização X procrastinação?

Na rotina do gestor, a visão da priorização das tarefas tem que ser claras e diretas, quando isso não acontece, será que pode ser sinônimo de procrastinação? 

Clayton discorre sobre as atividades do dia que são prazerosas, elas evoluem tanto o gestor quanto a atividade em si, sem esquecer das atividades que possuem um percentual de burocratização e que não há motivação. Tendo em vista que vivemos em constante demonstração de resultados e que devemos ser o melhor em diversos âmbitos do trabalho, temos uma tendência para focar nas tarefas que são luz para o trabalho: “Acho que está ligado em como nos motivamos. Muitas vezes temos que identificar onde a procrastinação está para manipulá-la e mover aquela atividade e a pessoa que irá executá-la.” Finaliza Clayton. 

Como motivar a equipe sem demonstrar que notou a procrastinação?

Os gestores precisam motivar a equipe, sendo assim, o que fazer para não deixar aparente que está rolando um processo de procrastinação?

Sarah diz que não temos uma fórmula mágica para ajudar. É preciso entender o que está acontecendo dentro de si mesmo e se há alguém na equipe com uma característica de perfeccionismo muito forte: “O colaborador perde tempo na elaboração do processo, ao invés de ir para o que realmente precisa ser feito.”

Temos que entender e aprender que o desagradável existe e quanto mais o adiarmos, mais frustração irá acontecer. Sempre se pergunte:  “O quanto o meu adiar está impactando a tarefa do outro?” – comenta a psicóloga.
Sarah relata também sobre a importância em avaliar se o trabalho faz sentido realmente para você: “ A motivação interna tem a ver com o que é importante para você. Precisa haver o equilíbrio das coisas. se não tem nada legal, deve-se repensar.”

Existe uma sequência para a resolver a procrastinação?

Todas as tarefas que consideramos chatas, nós as encaramos como grandiosas e tediosas, não é mesmo? Nesta situação devemos fatiar essa tarefa. Sarah conta para nós que ao começarmos pela tarefa mais fácil, teoricamente seremos motivados para a próxima, porém, nossa mente nos faz ver que a parte chata levará 3 horas para finalizar, quando na verdade, poderia levar 15 minutos.

Sarah comenta sobre a importância em se auto premiar quando finalizar uma tarefa chata: “Assim que finalizar, veja um episódio de uma série, dê uma volta, assista um vídeo… São pequenas coisas que nos motivam.” Sarah explica que força de vontade não existe, ou você faz ou simplesmente não faz. 

Qual a válvula de escape para o gestor com uma rotina frenética?

A rotina do gestor quase o impede de obter escapes  entre uma demanda e outra.
Descobrimos que a premissa do todo é: manter hábitos saudáveis. Se você começa o trabalho às 8, acorde mais cedo e tome um café mais devagar, aprecie sua própria companhia no momento em que acordar e ao despertar. Não podemos procrastinar os alimentos saudáveis, já que no momento em que finalizamos algo difícil, a tendência é querer um chocolate ou tomar uma cerveja, devemos buscar se exercitar e se observar na alimentação.   “O projeto não vai morrer, você pode parar 5 minutos pra levantar, fazer um alongamento, exercício de respiração, beber água, escutar uma música por exemplo. Uma das piores armadilhas é deixar o copo de água em cima da mesa, nós sequer levantamos e isso não é produtividade.” – comenta Sarah.

Estar atento à rotina, visto que o trabalho está dentro das nossas casas é primordial para uma vida saudável e promissora, atitudes como: desligar o celular 30 minutos antes de dormir, ter uma boa noite de sono e prestar atenção ao que está ao nosso redor são essenciais para o corpo e mente, melhorando o  desempenho no trabalho e a priorização de demandas.

Clayton compartilha conosco a sua visão sobre os problemas que temos no trabalho e que nos levam a procrastinar, são simplesmente criados por nós mesmos: “O GP se empodera pouco, nos habituamos ao cronograma reverso. Comecei a ter uma dieta, pedalo, escrevo e sinto que o meu dia rende mais. Tenho uma lista na parede com as coisas que eu preciso ter contato para me fazer bem. Isso me ajuda a lidar melhor com os problemas” – discorre Clayton e continua: “Trabalhar demais é uma desculpa que todos elogiam, nós a encaramos como um tipo nobre de desculpa, sendo que, na verdade somos nós mesmos que nos colocamos muitas vezes  neste ciclo de procrastinação.  É preciso priorizar a si mesmo.” “Descansar é produtivo – a pessoa com a mente livre produz com tranquilidade e motivação.” Finaliza Sarah. 

Existe relação entre procrastinação e burnout?

O burnout é uma necessidade de fazer tudo para todos a todo  tempo e não pensar em si. Sarah explica para nós que o burnout é uma necessidade em dar conta de tudo ao mesmo tempo e que não tem relação com a procrastinação do trabalho e sim com a vida pessoal, já que a pessoa é impulsionada por hábitos ruins e excessivos.

“Burnout é esgotamento e esta síndrome não está mais no CID. O burnout faz com que a pessoa se esqueça dela mesma.”

Sarah indica para  nós  o livro: As 12 regras da vida. Ela comenta que a primeira regra do livro é: não ser o que você faz. “ Precisamos nos desconectar do que fazemos e nos conectar com a nossa essência.” Finaliza a psicóloga.

Como lidar com um time ansioso e procrastinador?

A ansiedade atrapalha a tarefa chata. Esta tarefa é procrastinada e atrapalha a minha equipe. Uma coisa causa a outra.
A ansiedade é a premissa que se junta  com o pensamento de que tudo deve sair perfeito. Sarah discorre para nós sobre essa sensação: “O corpo todo se prepara para esta atividade. A respiração fica ofegante, o coração com os batimentos rápidos e as mãos ficam suando… Deve existir alguma forma sair deste sentimento ruim e não sentir esse desconforto que a ansiedade traz.” Ao ter este pensamento, a pessoa foge da tarefa e procrastina, evitando os sintomas da ansiedade e enaltecendo procrastinação que também não quer lidar.

Clayton comenta que após anos fazendo terapia, ele percebeu que 90% das coisas que acontecem no trabalho, vem do lado emocional: “Estamos vivendo um momento de pouca empatia. Não é vergonhoso dizer que faz terapia ou que tem dificuldade em alguma coisa. Compartilhar o que está sentindo, estar aberto, falar mais sobre tudo.” – Finaliza Clayton.

O gestor  pode elaborar questões de desenvolvimento de bem-estar da equipe e ser a ponte de motivação. Estar aberto para motivar as pessoas e entender quando está pesado e difícil é o caminho para uma relação saudável com o time e consigo mesmo.

Tenha acesso aos melhores conteúdos sobre gestão, pessoas, culturas e projetos através do streaming da gestão – Mestre GP ao cubo.